My Story: METODE PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN, TIPE - TIPE PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN FAKTOR - FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

METODE PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Proses pengambilan keputusan dalam organisasi ialah kumpulan yang terdiri dari beberapa orang untuk mencapai tujuan bersama, didalam organisasi rentan terjadinya selisih pendapat begitu juga keputusan dalam mengambil sikap, dapat diartikan cara organisasi dalam pengambilan keputusan. Terdapat 4 metode bagaimana cara organisasi dalam pengambilan keputusan, ke 4 metode tersebut adalah : yaitu kewenangan tanpa diskusi (authority rule without discussion), pendapat ahli (expert opinion), kewenangan setelah diskusi (authority rule after discussion), dan kesepakatan (consensus).

1. Kewenangan Tanpa Diskusi
Biasanya metode ini sering dilakukan oleh para pemimpin yang terkesan militer. mempunyai beberapa keuntungan jika seorang pemimpin menggunakan metode ini dalam pengambilan keputusan, yaitu cepat, maksudnya seorang pemimpin mempunyai keputusan ketika oraganisasi tidak mempunyai waktu yang cukup untuk menentukan atau memutuskan kebijakan apa yang harus diambil. Tetapi apabila metode ini sering dipakai oleh pemimpin akan memicu rasa kurang kepercayaan para anggota organisasi tersebut terhadap kebijakan yang telah diambil oleh pemimpin tanpa melibatkan para anggota yang lainnya dalam perumusan pengambilan keputusan.

2. Pendapat Ahli
Kemampuan setiap orang berbeda-beda, ada yang berkemampuan dalam hal politik, pangan, tekhnologi dan lain-lain, sangat beruntung jika dalam sebuah organisasi terdapat orang ahli yang kebetulan hal tersebut sedang dalam proses untuk diambil keputusan, pendapat seorang ahli yang berkopeten dalam bidangnya tersebut juga sangart membantu untuk pengambilan keputusan dalam organisasi.

3. Kewenangan Setelah Diskusi
Metode ini hampir sama dengan metode yang pertama, tapi perbedaannya terletak pada lebih bijaknya pemimpin yang menggunakan metode ini disbanding metode yang pertama, maksudnya sang pemimpin selalu mempertimbangkan pendapat atau opini lebih dari satu anggota organiasi dalam proses pengambilan keputusan. Terdapat kelemahan didalam metode ini, setiap anggota akan besaing untuk mempengaruhi pemimpin bahwa pendapatnya yang lebih perlu diperhatikan dan dipertimbangkan yang ditakutkan pendapat anggota tersebut hanya mamberikan nilai positif untuk dirinya dan merugikan anggota organisasi yang lai.

4. Kesepakatan
Dalam Metode ini, sebuah keputusan akan diambil atau disetujui jika didalam proses pengambilan keputusan telah disepakati oleh semua anggota organisasi, secara transparan apa tujuan, keuntungan bagi setiap anggota sehingga semua anggota setuju dengan keputusan tersebut. Negara yang demokratis biasanya akan menggunakan metode ini. Tetapi metode seperti ini tidak dapat berguna didalam keadaan situasi dan kondisi yang mendesak atau darurat disaat sebuah organisasi dituntut cepat dalam memberikan sebuah keputusan.
Keempat metode-metode diatas ialah hasil menurut Adler dan Rodman, satu sama lainnya tidak dapat dikatakan metode satu terbaik yang digunakan dibanding metode yang lainnya, dapat dikatakan efektif jika metode yang mana yang paling cocok digunakan dalam keadaan dan situasi yang sesuai.

Proses pengambilan keputusan dalam organisasi ialah kumpulan yang terdiri dari beberapa orang untuk mencapai tujuan bersama, didalam organisasi rentan terjadinya selisih pendapat begitu juga keputusan dalam mengambil sikap, dapat diartikan cara organisasi dalam pengambilan keputusan.

Terdapat 4 metode bagaimana cara organisasi dalam pengambilan keputusan, ke 4 metode tersebut adalah : yaitu kewenangan tanpa diskusi (authority rule without discussion), pendapat ahli (expert opinion), kewenangan setelah diskusi (authority rule after discussion), dan kesepakatan (consensus).

Berdasarkan kondisi dan situasi pengambilan keputusan yang ada, keputusan dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

§ Keputusan-keputusan yang diprogramkan (programmed decision)

adalah keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan atau prosedur. Keputusan ini rutin dan berulang-ulang. Misalnya keputusan pemilihan pemasok bahan baku adalah melalui aturan dan prosedur yang tetap.

§Keputusan-keputusan yang tidak diprogramkan (non-programmed decision)

adalah keputusan yang berkenaan dengan masalah-masalah khusus, khas atau tidak biasa. Bila masalah tidak cukup diatasi dengan kebijaksanaan maka masalah tersebut harus dselesaikan malalui keputusan yang tidak diprogramkan. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam hirarkhi organisasi, maka ia akan semakin tinggi tuntutan kemampuannya untuk menyelesaikan masalah dengan pebuatan keputusan yang tidak diprogramkan.

Herbert A. Simon mengemukakan teknik-teknik tradisional dan modern dalam pengambilan keputusan-keputusan yang diprogramkan dan yang tidak diprogramkan (dalam Handoko, 1984: 132):

Tipe-tipe Keputusan	Teknik Pembuatan Keputusan
Tipe-tipe Keputusan	Tradisional	Moderen
Diprogram: Keputusan-keputusan rutin dan berulang-ulang. Organisasi mengembangkan proses-proses khusus bagi penanganannya.	1. Kebiasaan. 2. Kegiatan rutin: Prosedur-prosedur pengoperasian standar. 3. Struktur organisasi Pengharapan umum Sistem tujuan Saluran-saluran informasi yg disusun dengan baik.	1. Teknik-teknik riset Operasi: Analisis matematik Model simulasi komputer. 2. Pengolahan data elektronik.
Tidak diprogram: Keputusan-keputusan sekali pakai, disusun tidak sehat, kebijaksanaan. Ditangani dengan proses pemecahan masalah umum.	1. Kebijakan intuisi, dan kreatifitas. 2. Coba-coba 3. Seleksi dan latihan para pelaksana	Teknik pemecahan yg Diterapkan pada: a. Latihan membuat keputusan. b. Penyusunan program program komputer.

Tabel : Teknil-teknik Pembuatan Keputusan Tradisional dan Moderen

Tipe – Tipe Pengambilan Keputusan

1. Pengambilan keputusan terprogram :

Jenis pengambilan keputusan ini.mengandung suatu respons otomatik terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Masalah yang bersifat pengulangan dan rutin dapat diselesaikan dengan pengambilan keputusan jenis ini. Tantangan yang besar bagi seorang analis adalah mengetahui jenis-jenis keputusan ini dan memberikan atau menyediakan metode-metode untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang terprogram di mana saja. Agar pengambilan keputusan harus didefinisikan dan dinyatakan secara jelas. Bila hal ini dapat dilaksanakan, pekerjaan selanjutnya hanyalah mengembangkan suatu algoritma untuk membuat keputusan rutin dan otomatik.

2. Pengambilan keputusan tidak terprogram:

Menunjukkan proses yang berhubungan dengan masalah – masalah yang tidak jelas. Dengan kata lain, pengambilan keputusan jenis ini meliputi proses- proses pengambilan keputusan untuk menjawab masalah-masalah yang kurang dapat didefinisikan. Masalah-masalah ini umumnya bersifat kompleks, hanya sedikit parameter – parameter yang diketahui dan kebanyakan parameter yang diketahui bersifat probabilistik. Untuk menjawab masalah ini diperlukan seluruh bakat dan keahlian dari pengambilan keputusan, ditambah dengan bantuan sistem informasi. Hal ini dimaksud untuk mendapatkan keputusan tidak terprogram dengan baik. Perluasan fasilitas fasilitas pabrik, pengembangan produk baru, pengolahan dan pengiklanan kebijaksanaan- kebijaksanaan, manajemen kepegawaian, dan perpaduan semuanya adalah contoh masalah-masalah yang memerlukan keputusan-keputusan yang tidak terprogram. Sangat banyak waktu yang dikorbankan oleh pegawai-pegawai tinggi pemerintahan, pemimpin-pemimpin perusahaan, administrator sekolah dan manajer organisasi lainnya dalam menjawab masalah dan mengatasi konflik. Ukuran keberhasilan mereka dapat dihubungkan secara langsung.

Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah

Faktornya antara lain:

Masalah sederhana (simple problem) corak/jenis masalah.

Ciri cirinya berskala besar, tidak berdiri sendiri ( memiliki kaitan erat dengan masalah lain), mengandung konsekuensi besar, pemecahannya memerlukan pemikiran yang tajam dan analitis.

Scope: pemecahan masalah dilakukan secara kelompok yang melibatkan pimpinan dan segenap staf pembantunya.

Jenis: masalah yang terstruktur (structured problems) & masalah yang tidak terstruktur (unstructured problems).

Masalah rumit (complex problem) corak/jenis masalah

Definisinya masalah yang jelas faktor penyebabnya, bersifat rutin dan biasanya timbul berulangkali sehingga pemecahannya dapat dilakukan dengan teknik pengambilan keputusan yang bersifat rutin, repetatif & dibakukan.

Contohnya pengkajian, kepangkatan dan pembinaan pegawai, masalah perijinan, dsb.

Sifat pengambilan keputusan yaitu relatif lebih mudah atau cepat, salah satu caranya dengan penyusunan metode / prosedur/ program tetap (SOP).

Masalah yang Terstruktur

Definisinya penyimpangan dari masalah organisasi yang bersifat umum, tidak ruitn, tidak jelas faktor penyebab dan konsekuensinya, serta tidak repetitive kasusnya.

Sifat pengambilan keputusan: relative lebih sulit dan lebih lama, diperlukan teknik PK yang bersifat non-programmed decision-making.

Masalah yang Tidak Terstruktur

Pendefinisian Masalah yang Baik

Fakta dipisahkan dari opini atau spekulasi. Data objektif dipisahkan dari persepsi.
Semua pihak yang terlibat diperlakukan sebagai sumber informasi.
Masalah harus dinyatakan secara eksplisit/tegas, untuk menghindarkan dari pembuatan definisi yang tidak jelas.
Definisi yang dibuat harus menyatakan dengan adanya ketidaksesuaian antara standar atau harapan yang telah ditetapkan sebelumnya dan kenyataan yang terjadi.
Definisi yang dibuat harus menyatakan dengan jelas, pihak – pihak yang terkait atau berkepentingan dengan terjadinya masalah.
Definisi yang dibuat bukanlah seperti sebuah solusi yang samar. Contohnya masalah yang kita hadapi adalah melatih staf yang bekerja lamban.